CUI — Codul unic de inregistrare explicat

Ce este CUI

Codul Unic de Inregistrare (CUI) este un identificator numeric unic atribuit fiecarei persoane juridice sau entitati economice inregistrate in Romania. Acesta serveste la identificarea clara a firmei in relatiile cu autoritatile statului, cu partenerii comerciali si in toate documentele financiar-contabile. CUI-ul este echivalentul unui numar de identificare nationala pentru companii si este atribuit de Oficiul National al Registrului Comertului (ONRC) la momentul infiintarii firmei.

CUI-ul este unic si permanent — odata atribuit unei entitati, nu se schimba pe durata existentei sale. Chiar daca firma isi modifica denumirea, sediul sau obiectul de activitate, CUI-ul ramane acelasi. Aceasta stabilitate este esentiala pentru trasabilitatea fiscala si comerciala pe termen lung.

Structura CUI si diferenta fata de codul de TVA

CUI-ul este format dintr-un sir de cifre, de obicei intre 2 si 10 caractere numerice, precedat uneori de prefixul „RO" atunci cand este utilizat in context de TVA intracomunitar. In aceasta forma extinsa — RO + CUI — codul devine codul de inregistrare in scopuri de TVA (codul fiscal de TVA), utilizat in tranzactiile intracomunitare cu parteneri din alte state membre ale Uniunii Europene.

Este important de retinut ca nu orice firma cu CUI este si platitoare de TVA. CUI-ul se obtine la infiintare, indiferent de statutul de TVA. Inregistrarea in scopuri de TVA se face separat, la ANAF, fie obligatoriu (cand cifra de afaceri depaseste plafonul TVA de 300.000 lei), fie optional (la cerere, inainte de atingerea plafonului).

Cum se obtine CUI

CUI-ul se obtine automat in procesul de infiintare a firmei, la depunerea dosarului la Oficiul Registrului Comertului (ORC) de pe langa Tribunalul teritorial competent. Nu este necesar un demers separat — ONRC atribuie CUI-ul si il comunica impreuna cu celelalte date de inregistrare (numarul de ordine in Registrul Comertului, certificatul de inregistrare).

Pentru persoanele fizice autorizate (PFA), intreprinderile individuale (II) si intreprinderile familiale (IF), CUI-ul este similar atribuit la inregistrarea la ORC. In cazul asociatiilor si fundatiilor, inregistrarea fiscala se face direct la ANAF, care atribuie codul fiscal.

Rolul CUI in facturare

CUI-ul este un element obligatoriu pe orice factura fiscala emisa de sau catre o persoana juridica din Romania. Atat furnizorul, cat si beneficiarul trebuie identificati prin CUI pe factura. Lipsa sau inscrierea gresita a CUI-ului poate afecta valabilitatea documentului fiscal si dreptul de deducere a TVA al beneficiarului.

In sistemul e-Factura, CUI-ul este unul dintre campurile de identificare verificate automat de ANAF la validarea fisierului XML. Daca CUI-ul furnizorului sau al beneficiarului nu corespunde datelor din bazele ANAF, factura poate fi respinsa. De aceea, este important ca firmele sa verifice periodic ca datele de identificare inscrise in software-ul de facturare sunt corecte si actualizate.

Verificarea CUI al unui partener comercial

Inainte de a emite o factura sau de a incheia un contract, este recomandat sa verifici CUI-ul partenerului comercial. Aceasta verificare poate fi facuta gratuit pe site-ul ANAF (serviciul de verificare a contribuabililor) sau pe portalul ONRC. Verificarea confirma ca firma exista, este activa si ofera date despre statutul sau de platitor de TVA, sediul social si reprezentantii legali.

Aceasta verificare este deosebit de importanta in relatia cu parteneri noi sau in cazul tranzactiilor de valoare mare, pentru a evita fraude sau situatii in care deduci TVA de pe o factura emisa de o firma fictiva sau inactiva fiscal.