Fisa de magazie — model si reguli de tinere a evidentei stocurilor

Ce este fisa de magazie

Fisa de magazie este documentul de evidenta a stocurilor in care se inregistreaza, pentru fiecare articol, toate intrarile si iesirile fizice — cu cantitati, documente justificative si stoc curent. Este reglementata prin Ordinul MFP 2634/2015 (Anexa 4) si trebuie tinuta de orice firma cu activitate de comert, productie sau prestari servicii care utilizeaza materiale din stoc.

Fisa este suportul cantitativ al gestiunii — completeaza informatia valorica din contabilitate cu evidenta pe bucati, kilograme, metri sau alta unitate de masura specifica articolului.

Cine trebuie sa tina fisa de magazie

• Firme de comert — pentru fiecare produs vandut din depozit sau magazin
• Firme de productie — pentru materii prime, semi-fabricate, produse finite
• HoReCa — pentru ingredient si bauturi (mai ales pentru cele cu accize: alcool, tutun)
• Constructii — pentru materiale ambalate (saci ciment, blocuri, fier-beton)
• Service auto, IT, clinici — pentru piese de schimb si consumabile

Pentru servicii pure fara stoc material (consultanta, IT, design), fisa de magazie nu este obligatorie.

Continut obligatoriu

Pentru fiecare articol se tine o fisa separata, cu structura:

La sfarsitul lunii, soldul fisei se confrunta cu inventarul fizic. Diferentele se justifica prin perisabilitati, lipsuri, plusuri sau erori operationale.

Reguli stricte

• Fisa se tine pe gestiune — daca ai mai multe puncte de lucru, fiecare are propriile fise
• Inregistrarea cronologica — operatiunile se trec in ordinea efectuarii, niciodata retroactiv
• Documentul justificativ este obligatoriu — fiecare miscare are un NIR, bon de consum, factura sau aviz
• Stocul nu poate fi negativ — daca apar valori negative, e indiciu sigur de eroare (operatiune nereflectata)
• Inventarul anual este obligatoriu — diferentele dintre stocul scriptic si cel faptic se ajusteaza prin proces-verbal de inventariere

Tipuri de evidenta

Sistemele de evidenta a stocurilor:

• Cantitativ-valorica — fiecare miscare se inregistreaza cu cantitate si valoare. Standard pentru majoritatea firmelor.
• Cantitativ — doar cantitati, valoarea se calculeaza la inventar. Folosit la materii prime cu pret variabil.
• Global-valoric — doar valori, fara cantitati. Permis doar pentru anumite categorii de bunuri (mostre, consumabile cu pret unitar mic).

Metoda aleasa se mentioneaza in politicile contabile ale firmei si trebuie respectata constant pe parcursul unui exercitiu fiscal.

Cum se evalueaza iesirile din stoc

ANAF accepta urmatoarele metode pentru iesirile din stoc:

• FIFO (First In First Out) — primul intrat este primul iesit. Recomandat pentru produse perisabile sau cu termen de valabilitate.
• CMP (Cost Mediu Ponderat) — pretul de iesire este media ponderata a tuturor intrarilor. Standard la majoritatea firmelor.
• LIFO (Last In First Out) — ultimul intrat este primul iesit. Permis doar in cazuri speciale.

Metoda aleasa influenteaza cheltuiala recunoscuta si profitul brut. Trebuie aplicata uniform pe toate articolele si declarata in politicile contabile.

Cum lucreaza Storno cu fisa de magazie

Storno tine fisa automat pentru fiecare articol, in fiecare gestiune:

• Intrari: orice NIR (manual sau generat din factura primita prin SPV) actualizeaza stocul si fisa
• Iesiri: bonuri fiscale POS, facturi de vanzare, transferuri intre puncte
• Metoda CMP implicit (modificabila per articol)
• Inventar fizic: pentru fiecare gestiune, generezi document de inventariere; introduci cantitatile faptice si sistemul calculeaza diferentele
• Alerte stoc minim pe articol — primesti notificare push cand un articol scade sub pragul setat
• Export ANAF: fisa pe articol pentru orice perioada se exporta in PDF si Excel intr-un click

Pentru firme cu mai multe puncte de lucru, fiecare gestiune are propriile fise, iar transferurile interne actualizeaza ambele liste simultan.

Greseli frecvente

• Lipsa fisei pentru articole curente — chiar daca consumi un produs zilnic, trebuie sa existe fisa cu intrarile si iesirile lui
• Stocul scriptic mult mai mare decat cel faptic — indicator de furt, lipsa la inventar sau iesiri neinregistrate
• Schimbarea metodei de evaluare in mijlocul anului — interzisa, ANAF poate ajusta cheltuielile
• Folosirea aceluiasi cod intern pentru articole diferite — confunda fisa si genereaza erori la raportare
• Inventarul anual neefectuat — sanctiune contraventionala plus risc de inspectie fiscala extinsa

Pe scurt

Fisa de magazie = ledger cantitativ pe articol. Fara ea, gestiunea ta este oarba: nu stii ce stoc real ai, nu poti vinde fara surprize, nu poti trece controlul ANAF. Storno o tine automat, in timp real, fara sa adaugi munca peste vanzari.