Nota de receptie (NIR) — model si ghid de completare

Ce este nota de receptie (NIR)

Nota de Intrare-Receptie (NIR) este documentul justificativ prin care firma confirma primirea efectiva a marfurilor sau materiilor prime de la un furnizor. Se intocmeste la receptionarea fizica a marfii, indiferent daca aceasta vine cu factura sau cu aviz de insotire, si serveste pentru introducerea in gestiune si reconcilierea cantitatilor cu cele facturate.

NIR-ul este reglementat prin Ordinul MFP 2634/2015 si este obligatoriu pentru orice persoana juridica ce desfasoara activitate de comert, productie sau servicii cu utilizare de materiale.

Cand se intocmeste

NIR se intocmeste in toate situatiile in care marfa intra fizic in gestiunea firmei:

• Marfa cu factura prezenta la livrare — NIR se intocmeste pentru a confirma cantitatea reala receptionata
• Marfa cu aviz de insotire (factura urmeaza ulterior) — NIR documenteaza intrarea pana la primirea facturii
• Marfa importata — NIR-ul include si valorile in valuta din factura externa, plus taxele vamale
• Transfer intre puncte de lucru — daca marfa se misca intre gestiuni proprii, NIR-ul confirma primirea la destinatie
• Diferente cantitative sau calitative — orice neconformitate se consemneaza pe NIR pentru reclamatie la furnizor

Continutul obligatoriu

Conform reglementarilor, NIR-ul contine urmatoarele informatii:

Comisia de receptie este formata din minim doua persoane angajate ale firmei, una dintre ele fiind gestionarul care preia marfa. Pentru firme mici, asociatii pot face parte din comisie.

Reguli stricte

• NIR se face la momentul receptiei, nu mai tarziu — datarea retroactiva este indiciu de evaziune
• Cantitatile receptionate se masoara fizic — numar bucati, kilograme, litri, conform unitatii de masura din factura
• Diferentele se consemneaza obligatoriu — daca primesti 98 din 100 buc, NIR-ul mentioneaza lipsa de 2 buc, urmand sa se faca reclamatie la furnizor
• NIR-ul ramane in firma — nu se trimite furnizorului decat in caz de litigiu

Model nota de receptie

Cele mai folosite formate:

• Format Excel — pentru firme mici, completat manual la receptie
• Format tiparit — cumparat tipizat, completat la livrare
• Format electronic — generat de soft-uri de gestiune, integrat cu factura electronica

In varianta electronica, NIR-ul se genereaza din factura sau avizul primit prin e-Factura: cantitatile sugerate sunt cele facturate, urmand ca operatorul sa le confirme sau corecteze pe loc, dupa receptia fizica.

Cum lucreaza Storno cu NIR

Storno preia automat facturile primite prin SPV ANAF si genereaza un draft NIR cu toate liniile facturate. Operatorul:

1. Primeste notificare push pe telefon cand factura furnizorului apare in SPV
2. Deschide draft-ul NIR direct din aplicatie
3. Bifeaza cantitatile efectiv primite, mentioneaza eventualele diferente
4. Confirma comisia de receptie (selectie din lista angajatilor)
5. NIR-ul se semneaza electronic si se arhiveaza automat

Pentru livrari fara factura electronica (cu aviz fizic), introduci avizul manual si NIR-ul se construieste din liniile sale. Cand factura ulterioara soseste prin SPV, sistemul detecteaza automat legatura cu NIR-ul deschis si avertizeaza daca exista diferente cantitative sau valorice.

Greseli frecvente

• Folosirea facturii in loc de NIR — factura nu este document de receptie, ci document fiscal de tranzactie. Pentru gestiune ai nevoie de NIR separat.
• Receptionarea marfii fara comisie — un singur semnatar invalideaza NIR-ul juridic.
• Diferentele neconsemnate — daca nu mentionezi pe NIR cantitatea efectiv primita, raspunzi tu pentru lipsuri la inventar.
• Confuzia intre NIR si bon de consum — bonul de consum documenteaza iesirea materiei prime din magazie spre productie; NIR-ul documenteaza intrarea de la furnizor.

Pe scurt

NIR = document de poarta intre furnizor si gestiunea ta. Fara el, nu poti dovedi ce ai primit si in ce conditii. Storno il genereaza automat din facturile preluate prin e-Factura ANAF, lasandu-te sa confirmi doar receptia fizica.