Cum se face stornarea unei facturi — Ghid complet

Ce inseamna stornarea unei facturi

Stornarea este operatiunea contabila si fiscala prin care anulezi total sau partial o factura emisa anterior. In Romania, stornarea se realizeaza prin emiterea unei note de creditare (denumita si factura de storno sau factura cu valori negative). Aceasta este un document fiscal de sine statator, nu o modificare a facturii originale — odata emisa, o factura nu poate fi editata, ci doar stornata.

Stornarea are efecte fiscale imediate: reduce baza de impozitare TVA, ajusteaza veniturile inregistrate si, daca factura originala a fost deja incasata, poate genera o obligatie de restituire a sumei catre client. Este esential ca ambele documente — factura originala si nota de creditare — sa fie corect inregistrate in contabilitate si transmise prin sistemul e-Factura ANAF.

Cand este necesara stornarea

Stornarea unei facturi este necesara in urmatoarele situatii:

Anularea totala a tranzactiei: clientul a returnat marfa, serviciul nu a fost prestat sau contractul a fost reziliat inainte de executare
Erori pe factura originala: date incorecte ale clientului, cantitati gresite, pret eronat sau cota TVA inaplicabila
Reducere de pret ulterioara: ai acordat un discount dupa emiterea facturii, conform unui acord cu clientul
Returnarea partiala a marfii: clientul returneaza o parte din cantitatea facturata
Factura emisa in avans: ai facturat un serviciu anticipat care nu a mai fost livrat integral

Nu se storno facturi doar pentru ca nu ai primit plata — neplata nu justifica anularea documentului fiscal. In cazul creantelor neincasate, procedura corecta este inregistrarea acestora ca creante incerte si, eventual, ajustarea TVA-ului conform procedurii legale separate.

Pasul 1: Identifica factura de stornat si motivul

Inainte de a emite nota de creditare, clarifica:

Numarul si data facturii originale care urmeaza sa fie stornata
Suma de stornat: totala (storno integral) sau partiala (storno partial)
Motivul stornarii: este bine sa il notezi explicit pe nota de creditare, chiar daca nu este obligatoriu din punct de vedere fiscal (ex: „Storno factura nr. X/data din cauza returnarii marfii")
Daca TVA-ul a fost deja dedus de catre client — in acest caz, clientul trebuie sa ajusteze deducerea la primirea notei de creditare

Pasul 2: Emite nota de creditare

In platforma de facturare, cauta optiunea „Storno" sau „Nota de creditare" — de obicei disponibila direct din pagina facturii originale. Sistemul va prelua automat datele facturii originale si va genera valorile cu semn negativ.

Verifica si completeaza urmatoarele campuri:

Referinta la factura originala: nota de creditare trebuie sa mentioneze explicit numarul si data facturii pe care o storneaza (campul BillingReference in XML-ul UBL)
Data emiterii notei de creditare: nu poate fi anterioara datei facturii originale
Liniile de storno: fiecare linie trebuie sa aiba valorile negative corespunzatoare (cantitate negativa sau pret negativ), reflectand exact ce se storneaza
Motivul: adauga o mentiune clara in campul de observatii

Daca stornezi partial, include pe nota de creditare numai liniile sau cantitatile afectate, nu intreaga factura.

Pasul 3: Transmite nota de creditare la ANAF

Ca orice factura fiscala, nota de creditare trebuie transmisa prin sistemul e-Factura ANAF in cel mult 5 zile calendaristice de la data emiterii. Procesul este identic cu cel al unei facturi obisnuite: sistemul genereaza XML-ul, il trimite la ANAF si asteapta confirmarea.

Dupa acceptarea de catre ANAF (raspuns OK), descarca si arhiveaza fisierul ZIP cu semnatura digitala a institutiei. Aceasta este dovada legala ca nota de creditare a fost inregistrata in sistem.

Atentie: Daca factura originala a fost respinsa de ANAF (a primit raspuns NOK) si nu a ajuns niciodata in sistem, nu mai este nevoie de nota de creditare — documentul respins nu are valoare fiscala. In schimb, daca factura a primit OK de la ANAF, chiar daca ulterior ti-ai dat seama ca are erori, obligatoriu trebuie emisa nota de creditare.

Pasul 4: Inregistrarea contabila si fiscala

Nota de creditare se inregistreaza in contabilitate in luna in care a fost emisa, nu retroactiv in luna facturii originale (cu exceptia cazurilor in care ambele documente sunt in acelasi exercitiu financiar si inaintea inchiderii bilantului, caz in care contabilul tau poate decide altfel).

Din punct de vedere TVA:

Daca factura originala si nota de creditare sunt in aceeasi luna fiscala: ambele se trec in decontul de TVA al lunii respective, compensandu-se
Daca sunt in luni diferite: nota de creditare apare in decontul lunii in care a fost emisa, reducand TVA colectat al perioadei

Informeaza-ti clientul despre nota de creditare emisa — el trebuie sa ajusteze TVA-ul dedus in propria declaratie fiscala. Daca i-ai trimis si o copie PDF sau l-ai notificat prin email, pastreaza dovada acestei comunicari.

Greseli frecvente la stornare

Nu emite o noua factura cu valorile corecte fara a stornat-o pe cea gresita. Unii antreprenori incearca sa „corecteze" o factura eronata pur si simplu emitand o alta. Rezultatul este ca ambele documente coexista in sistem, creand discrepante in evidenta contabila si in deconturile TVA.

Nu confunda stornarea cu factura proforma. O proforma nu este document fiscal si nu se storneaza. Numai facturile fiscale (cele transmise si acceptate in e-Factura) necesita nota de creditare.

Nu uita sa actualizezi evidenta stocurilor. Daca stornarea are la baza o returnare de marfa, asigura-te ca stocul este recreditat in sistemul tau de gestiune concomitent cu emiterea notei de creditare.