Cum se emite o factura electronica in Romania (2026)

Ce este o factura electronica si de ce conteaza

O factura electronica este un document fiscal emis, transmis si receptionat in format digital, conform unui standard structurat. In Romania, sistemul national de facturare electronica se numeste e-Factura si este administrat de ANAF (Agentia Nationala de Administrare Fiscala). Spre deosebire de un simplu PDF, o factura electronica contine date structurate in format XML, care pot fi procesate automat de sistemele informatice ale partenerilor si ale autoritatilor fiscale.

Incepand cu 1 ianuarie 2024, transmiterea facturilor prin sistemul e-Factura a devenit obligatorie pentru tranzactiile B2B (intre firme) in Romania. In 2025 si 2026, obligatia s-a extins si la tranzactiile B2C (firma catre consumator final) pentru anumite categorii de contribuabili. Nerespectarea acestor obligatii atrage amenzi semnificative, deci este esential sa intelegi procesul corect de emitere.

Ce ai nevoie inainte de a emite prima factura

Inainte de a emite o factura electronica, asigura-te ca ai la dispozitie urmatoarele:

CUI-ul firmei tale si CUI-ul clientului (sau CNP-ul pentru persoane fizice)
Acces la Spatiul Privat Virtual (SPV) al ANAF — contul prin care se transmit facturile
O solutie de facturare care genereaza XML conform standardului UBL 2.1 sau CII (acceptate de ANAF)
Semnatura digitala sau token-ul OAuth2 pentru autorizarea transmiterii automate

Daca folosesti o platforma precum Storno.ro, toate aceste aspecte tehnice sunt gestionate automat — tu completezi doar datele facturii, iar sistemul se ocupa de generarea XML-ului si de transmiterea catre ANAF.

Pasul 1: Creeaza factura cu datele corecte

Incepe prin a deschide modulul de facturare si apasa butonul „Factura noua". Vei completa urmatoarele campuri obligatorii:

Seria si numarul facturii — sistemul le poate genera automat; asigura-te ca numerotarea este secventiala si fara goluri
Data emiterii si data scadentei — data emiterii trebuie sa fie ziua curenta sau o data anterioara; data scadentei reprezinta termenul de plata convenit cu clientul
Datele furnizorului (firma ta): denumire, CUI, adresa completa, banca si IBAN
Datele cumparatorului: denumire, CUI/CNP, adresa, si daca este o firma din UE, codul de TVA intracomunitar

Adauga fiecare pozitie de pe factura: descrierea produsului sau serviciului, cantitatea, pretul unitar fara TVA, cota de TVA aplicabila (21%, 11%, 9% sau 0% — cotele in vigoare din 1 august 2025) si valoarea totala. Verifica sumele — orice eroare poate duce la respingerea facturii de catre ANAF sau la contestatii din partea clientului.

Pasul 2: Verifica datele inainte de trimitere

Inainte de a trimite factura, parcurge o verificare rapida:

CUI-ul clientului este corect si activ? Poti verifica pe site-ul ANAF sau direct in aplicatie daca este integrat cu baza de date ANAF.
Cota de TVA este corecta pentru tipul de produs/serviciu facturat?
Daca clientul este scutit de TVA sau aplica taxare inversa, ai bifat optiunea corespunzatoare?
Numarul de ordine al facturii este in continuarea ultimei facturi emise?

Multe platforme de facturare afiseaza un sumar al facturii inainte de confirmare. Foloseste acest moment pentru a corecta orice greseala — odata trimisa la ANAF, factura nu mai poate fi modificata, ci doar stornata.

Pasul 3: Transmite factura prin sistemul e-Factura

Dupa validarea datelor, apasa butonul „Trimite la ANAF" sau echivalentul din platforma ta. Sistemul va:

Genera fisierul XML in formatul cerut de ANAF (UBL 2.1)
Valida XML-ul conform schemei oficiale ANAF
Transmite fisierul prin API-ul e-Factura, folosind tokenul OAuth2 al firmei tale
Returna un numar de incarcare (upload ID) care confirma ca fisierul a fost primit de ANAF

Procesarea de catre ANAF dureaza de obicei intre cateva secunde si cateva minute. Dupa procesare, vei primi un raspuns cu starea facturii: OK (acceptata), NOK (respinsa cu lista de erori) sau in procesare.

Pasul 4: Verifica statusul si descarca dovada

Dupa transmitere, verifica statusul facturii. In cazul unui raspuns OK, ANAF returneaza un fisier ZIP care contine:

Fisierul XML original
O semnatura digitala aplicata de ANAF, care atesta primirea si validarea

Descarca si arhiveaza aceasta dovada — reprezinta confirmarea legala ca factura a fost acceptata in sistemul e-Factura. Clientul tau va putea descarca factura din propriul SPV sau prin sistemul sau de ERP, daca este conectat la e-Factura.

In cazul unui raspuns NOK, citeste cu atentie erorile returnate. Cele mai frecvente sunt: CUI invalid al cumparatorului, suma TVA calculata incorect sau campuri obligatorii lipsa. Corecteaza erorile si retrimite factura.

Sfaturi practice pentru o facturare fara probleme

Pastreaza o evidenta clara a seriilor de facturi. Fiecare punct de lucru sau tip de activitate poate avea o serie separata (ex: F pentru facturi, P pentru proforma), dar in cadrul aceleiasi serii, numerotarea trebuie sa fie continua pe tot parcursul anului fiscal.

Automatizeaza trimiterea catre ANAF. Daca emiti multe facturi lunar, trimiterea manuala poate deveni o povara. Platformele moderne de facturare trimit automat fiecare factura la ANAF imediat dupa emitere, eliminand riscul de a uita sau depasi termenul de 5 zile calendaristice prevazut de lege.

Arhiveaza toate facturile electronic timp de cel putin 10 ani. Legislatia romana obliga firmele sa pastreze documentele financiare pentru o perioada indelungata. O solutie cloud cu backup automat este cea mai sigura optiune.