Facturare pentru mai multe firme — Ghid multi-companie

De ce ai nevoie de management multi-companie

Multi antreprenori romani administreaza simultan mai multe entitati juridice: un SRL pentru activitatea principala, un PFA pentru activitati independente, un al doilea SRL pentru o alta linie de business sau pentru protejarea activelor. In plus, contabilii si birourile de servicii financiare gestioneaza zeci sau sute de firme ale clientilor lor.

Gestionarea fiecarei firme intr-un cont separat de facturare inseamna autentificari multiple, date risipite in platforme diferite si imposibilitatea de a vedea o imagine consolidata. Storno.ro iti permite sa adaugi mai multe firme (organizatii) sub acelasi cont de utilizator si sa comuti rapid intre ele, cu date complet separate si securizate.

Pasul 1: Adauga o noua firma in contul tau

Daca esti deja autentificat in Storno.ro cu o firma, adaugarea unei a doua firme se face din meniul de profil (iconita din coltul dreapta-sus) > „Organizatii" > „Adauga organizatie noua".

Vei completa:

Denumirea firmei asa cum apare in documentele fiscale
CUI/CIF — verificat automat in baza de date ANAF
Forma juridica: SRL, SA, PFA, II, IF, RA etc.
Adresa sediului social
Datele de TVA: daca firma este platitoare de TVA, codul de TVA si data inregistrarii
Datele bancare (IBAN, banca) pentru aparitia pe facturi

Fiecare firma are propria configurare de serii de facturi, propriile template-uri, propriile liste de clienti si furnizori si propria integrare cu ANAF (token OAuth2 separat per CUI). Datele nu se amesteca intre firme.

Pasul 2: Comutarea intre firme

Dupa ce ai adaugat mai multe firme, poti comuta rapid intre ele din selectorul de organizatie din bara superioara a aplicatiei. Selectia se face intr-un click, fara sa fie nevoie sa te deloghezi si sa te reloghezi.

Orice actiune pe care o faci (emitere factura, vizualizare rapoarte, adaugare client) se va face in contextul firmei selectate. Bara superioara afiseaza vizibil denumirea firmei active pentru a preveni confuziile — un mecanism important cand lucrezi rapid intre mai multe entitati.

Pasul 3: Gestionarea utilizatorilor si rolurilor per firma

Storno.ro iti permite sa inviti colaboratori cu roluri diferite per firma. Aceeasi persoana poate fi administrator la o firma si doar vizualizator la alta. Rolurile disponibile sunt:

Administrator: acces complet — poate emite facturi, gestiona clienti, modifica setarile firmei, invita utilizatori
Facturist: poate emite si edita facturi, adauga clienti, dar nu poate modifica setarile firmei sau gestiona utilizatori
Contabil: acces doar la rapoarte si exporturi — nu poate emite sau modifica facturi; ideal pentru contabilul extern
Vizualizator: poate vedea facturile si rapoartele, dar nu poate face modificari

Pentru a invita un colaborator la o firma specifica: selecteaza firma din selector, mergi la Setari > Utilizatori si trimite o invitatie pe email. Colaboratorul va vedea in contul sau numai firmele la care a fost invitat.

Integrarea ANAF separata per firma

Fiecare firma are propriul token OAuth2 pentru comunicarea cu ANAF. Asta inseamna ca trebuie sa autorizezi Storno.ro in SPV-ul fiecarei firme in parte — nu poti folosi acelasi token pentru mai multe CUI-uri.

Procesul de autorizare se repeta pentru fiecare firma adaugata:

Selecteaza firma in Storno.ro
Mergi la Setari > Integrare ANAF
Apasa „Autorizeaza" si urmeaza pasii de conectare la SPV (te autentifici cu semnatura digitala sau token ANAF pentru CUI-ul respectiv)
Storno.ro stocheaza tokenul si il reimprospaateaza automat

Daca administrezi firmele altora (esti contabil sau administrator delegat), ai nevoie de acces in SPV-ul fiecarei firme — fie ai propria semnatura digitala cu drept de reprezentare, fie utilizezi certificatul digital al administratorului firmei respective.

Rapoarte consolidate versus rapoarte per firma

In mod implicit, rapoartele din Storno.ro sunt filtrate per firma selectata. Insa din sectiunea Rapoarte > Sumar consolidat, poti vizualiza un agregat al tuturor firmelor tale dintr-un singur loc:

Total facturat (toate firmele) pe o perioada
Total incasat (toate firmele)
Total restante (toate firmele)
Defalcare per firma pentru comparatie

Aceasta vedere consolidata este utila mai ales pentru antreprenorii care vor sa aiba o imagine globala a business-ului lor, fara sa comate manual intre firme si sa adune numerele.

Bune practici pentru managementul multi-firma

Configureaza serii de facturi distincte per firma. Chiar daca legal nu este obligatoriu, este recomandat sa ai serii cu prefix unic per firma (ex: „ABC" pentru ABC SRL si „XYZ" pentru XYZ PFA) — eviti orice confuzie in arhiva si in corespondenta cu clientii.

Pastreaza clientii separati, nu incerca sa „impartasesti" liste. Daca acelasi client cumpara atat de la SRL-ul tau cat si de la PFA-ul tau, adauga-l in ambele firme. Datele de contact pot fi identice, dar istoricul facturilor va fi corect atribuit fiecarei entitati.

Configureaza alerte de expirare token separate. Fiecare firma are propriul token ANAF cu propria data de expirare. Asigura-te ca primesti notificari separate pentru fiecare — un token expirat la una din firme poate trece neobservat daca ai atentia distribuita pe mai multe entitati.

Delegati un administrator de backup. Daca tu esti singurul administrator al mai multor firme si nu esti disponibil (boala, vacanta), nimeni altcineva nu poate emite facturi urgente. Invita cel putin inca o persoana de incredere cu rol de administrator pentru fiecare firma — aceasta este o masura de business continuity elementara.