Factura proforma — Ghid complet 2026 (model, utilizare, e-Factura)
Cand emiti factura proforma, ce contine, cum se diferentiaza de factura fiscala si de ce nu se transmite prin e-Factura. Model concret 2026 cu TVA 21%.
Ce este factura proforma
Factura proforma este un document comercial preliminar prin care vanzatorul comunica unui cumparator preturile, cantitatile si conditiile unei tranzactii inainte ca aceasta sa fie finalizata. Denumirea vine din latina — pro forma, „de forma" — si reflecta exact rolul ei: o formalitate care precede tranzactia reala, nu o atesta.
In 2026, in Romania, regula este simpla si frecvent inteleasa gresit:
- Factura proforma nu este document fiscal
- Nu se inregistreaza in contabilitate
- Nu se transmite prin e-Factura / SPV
- Nu genereaza obligatii de TVA la emitere
- Nu da drept de deducere a TVA pentru client
Tot ce face proforma este sa documenteze in scris o oferta sau o cerere de plata in avans. In momentul in care clientul accepta si plateste, emitentul are obligatia de a emite factura fiscala (sau factura de avans, daca livrarea nu s-a produs inca) — abia atunci apar efecte fiscale.
Cand emit o factura proforma in 2026
Sase scenarii practice in care proforma este utila sau chiar necesara:
- Plata in avans, relatie comerciala noua — un client nou cere oferta scrisa pentru a achita inainte de livrare. Proforma confirma pretul si conditiile fara ca tu sa colectezi TVA inainte de a incasa banii.
- Oferta ferma cu valabilitate — depui o oferta cu pret fix valabil 30 de zile, mai ales in industrii cu volatilitate (materiale de constructii, IT&C, transporturi).
- Aprobare interna la client — clientul are nevoie de un document semnat pentru a obtine viza de la comitetul de achizitii, CFO sau consiliu. Proforma serveste exact acestui scop.
- Export si acreditiv bancar (Letter of Credit) — pentru livrari extracomunitare, banca cumparatorului cere o proforma invoice pentru a deschide acreditivul. Documentul include preturi, conditii Incoterms si moneda.
- Avans pe proiect lung — pentru proiecte cu termen mai mare de o luna (consultanta, dezvoltare software, lucrari), incasezi un avans de 30-50% pe baza proformei, apoi emiti factura fiscala de avans.
- Negociere B2B in curs — daca preturile sunt inca in discutie, proforma permite trimiterea unui document „aproape final" fara a-l angaja oficial in evidentele fiscale.
In toate aceste cazuri, proforma nu inlocuieste factura fiscala — doar o precede.
Elemente obligatorii ale facturii proforma
Desi nu este reglementata strict ca factura fiscala, o proforma bine intocmita trebuie sa contina aceleasi date ca o factura, plus cateva specifice:
| Element | Detaliu |
|---|---|
| Mentiunea „PROFORMA" | Obligatoriu vizibila in antet, plus „NU ESTE DOCUMENT FISCAL" |
| Numar si serie | Serie distincta (ex. P2026-001), numerotare independenta de facturile fiscale |
| Data emiterii | Data la care oferta a fost intocmita |
| Termen de valabilitate | Uzual 30 zile; recomandat 7-15 zile in perioade volatile |
| Date emitent | Denumire, CUI/CIF, adresa, IBAN, banca, J reg. com. |
| Date client | Denumire, CUI sau CNP, adresa |
| Descriere bunuri/servicii | Cu cantitate, unitate de masura, pret unitar |
| Cota TVA (informativ) | 21% standard, 11% sau 9% reduse — afisate ca informatie |
| Total (fara TVA, TVA, cu TVA) | Pentru ca clientul sa stie suma exacta de plata |
| Conditii de plata | Avans 50%, plata integrala, termen scadenta etc. |
| Moneda | RON, EUR, USD — cu mentiunea de curs daca este in valuta |
Recomandare practica: in josul documentului, adauga o linie cu textul „La incasarea acestei proforme, se va emite factura fiscala in maxim 5 zile" — clarifica relatia dintre proforma si documentul fiscal care urmeaza.
Model de factura proforma 2026
Iata cum arata o proforma concreta, emisa de o agentie de marketing platitoare de TVA:
FACTURA PROFORMA nr. P2026-014NU ESTE DOCUMENT FISCAL
Data emiterii: 11 mai 2026 Valabilitate: 30 de zile (pana la 10 iunie 2026)
Emitent: Brand Studio SRL CUI: RO34567890 | J40/1234/2022 Adresa: Str. Plevnei nr. 22, Bucuresti, sector 1 IBAN: RO12 BTRL 0000 0000 1234 5678 — Banca Transilvania
Client: Retail Solutions SRL CUI: RO99887766 Adresa: Bd. Decebal nr. 8, Cluj-Napoca
| Descriere | Cant. | U.M. | Pret unitar | Val. fara TVA | TVA 21% | Val. cu TVA |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Rebranding identitate vizuala | 1 | proiect | 8.000,00 | 8.000,00 | 1.680,00 | 9.680,00 |
| Manual de brand (PDF + sursa) | 1 | livrabil | 2.000,00 | 2.000,00 | 420,00 | 2.420,00 |
Total fara TVA: 10.000,00 RONTVA 21%: 2.100,00 RONTotal de plata: 12.100,00 RON
Conditii: avans 50% (6.050,00 RON) la acceptare, diferenta la livrare. La incasarea avansului se va emite factura fiscala de avans (transmisa prin e-Factura ANAF).
Documentul de mai sus nu apare in jurnalul de vanzari si nu intra in declaratiile fiscale. Daca clientul accepta si plateste avansul, urmatorul document este o factura fiscala cu numar din seria F (ex. F2026-128), iar acea factura intra obligatoriu in e-Factura.
Diferenta dintre factura proforma si factura fiscala
| Criteriu | Factura proforma | Factura fiscala |
|---|---|---|
| Statut juridic | Document comercial informativ | Document fiscal oficial |
| Inregistrare in contabilitate | Nu | Da (jurnal vanzari) |
| Obligatie TVA la emitere | Nu | Da (TVA exigibil) |
| Drept de deducere TVA pentru client | Nu | Da |
| Transmitere prin e-Factura ANAF | Nu | Da (B2B si B2G) |
| Numerotare | Serie separata (ex. P) | Serie continua fiscala (ex. F) |
| Valabilitate | Limitata (uzual 30 zile) | Pana la incasare / prescriptie |
| Stornare | Se anuleaza/inlocuieste direct | Necesita nota de creditare |
| Arhivare obligatorie | Nu legal (10 ani recomandat) | Da, 10 ani conform Cod Fiscal |
| Tip semnatura | Nu necesita | Nu necesita (din 2007) |
Pe scurt: proforma este o promisiune scrisa, factura fiscala este o tranzactie inregistrata.
Ce se intampla dupa ce clientul plateste proforma
Acesta este pasul cel mai des inteles gresit. Cand clientul plateste o proforma, proforma nu devine automat factura fiscala. Tu, ca emitent, trebuie sa emiti un document fiscal nou:
Pasul 1 — Factura de avans (fiscala)
In maxim 5 zile calendaristice de la incasare, emiti o factura de avans cu:
- Numar din seria fiscala (ex. F2026-128)
- Data egala cu data incasarii (sau o data ulterioara, dar nu mai tarziu de 5 zile)
- TVA 21% (sau cota aplicabila) colectat efectiv
- Mentiunea „Factura de avans pentru obiect tranzactie"
- Optional, referinta catre proforma originala („Avans conform proforma P2026-014")
Aceasta factura se transmite prin e-Factura ANAF in maxim 5 zile lucratoare.
Pasul 2 — Factura finala cu regularizare avans
La livrarea efectiva, emiti factura finala pentru intreaga valoare a contractului. Pe aceeasi factura adaugi o linie negativa care deduce avansul deja facturat:
| Descriere | Valoare fara TVA | TVA |
|---|---|---|
| Rebranding identitate vizuala — livrare finala | 10.000,00 | 2.100,00 |
| Regularizare avans factura F2026-128 | -5.000,00 | -1.050,00 |
| Total de plata | 5.000,00 | 1.050,00 |
Astfel, clientul plateste doar diferenta (6.050,00 RON) si TVA-ul nu se dubleaza. Ambele facturi (avansul si factura finala) intra in e-Factura — proforma nu intra niciodata.
Numerotare si arhivare
Numerotarea proformelor este complet separata de facturile fiscale. Cea mai folosita conventie este seria „P" (ex. P2026-001, P2026-002), care:
- Nu intra in conflict cu numerotarea fiscala continua ceruta de Cod Fiscal
- Permite identificarea rapida in evidentele interne
- Previne confuziile in caz de control ANAF — proformele sunt vizibil distincte
Daca anulezi o proforma (clientul refuza, preturile s-au schimbat), o marchezi simplu „ANULATA" si emiti una noua cu numar urmator. Nu este necesara o nota de creditare — proforma nu a generat efecte fiscale.
In privinta arhivarii: legal, proformele nu trebuie pastrate 10 ani (acea obligatie e doar pentru documente fiscale). In practica, este recomandat sa le arhivezi totusi 5-10 ani impreuna cu corespondenta comerciala — sunt utile in caz de litigiu comercial, pentru a demonstra ce s-a oferit si in ce conditii.
Factura proforma in valuta
Pentru tranzactii cu clienti straini sau parteneri romani care prefera EUR/USD, proforma se poate emite in valuta. Mentiuni obligatorii:
- Moneda tranzactiei (EUR, USD, GBP)
- Cursul BNR de referinta la data emiterii (informativ)
- Echivalent in RON la curs BNR (informativ, util clientului si bancii)
- Conditia Incoterms daca este export (EXW, FCA, DDP)
Exemplu de cap de tabel pentru o proforma in EUR:
Curs BNR 11.05.2026: 1 EUR = 4,9810 RON
Total proforma: 2.500,00 EUR (echivalent 12.452,50 RON)
Cand clientul plateste in valuta, factura fiscala de avans se emite tot in valuta, dar TVA-ul se calculeaza si se declara in RON la cursul BNR din ziua incasarii (conform art. 290 Cod Fiscal).
Cum emit factura proforma cu Storno
In Storno, factura proforma se emite din acelasi flux ca o factura fiscala, dar cu doua diferente cheie. Selectezi tipul „Proforma" la creare, iar sistemul:
- Aloca automat numar din seria P (configurabila per organizatie)
- Marcheaza documentul cu antetul „PROFORMA — NU ESTE DOCUMENT FISCAL"
- Nu trimite documentul in e-Factura ANAF (validat automat — proformele nu pot fi transmise accidental)
- Genereaza PDF si trimite pe email clientului cu un singur click
Cand clientul confirma plata, ai buton dedicat „Converteste in factura de avans" — Storno genereaza factura fiscala cu referinta catre proforma originala, o trimite automat in e-Factura si urmareste pasul urmator (factura finala cu regularizare). Toate cele trei documente raman legate in interfata, asa ca ai trasabilitate completa de la oferta pana la livrare.
Pe scurt
Factura proforma este o oferta scrisa, nu un document fiscal — nu se inregistreaza in contabilitate, nu colecteaza TVA si nu intra in e-Factura ANAF. Foloseste serie separata (recomandat „P"), termen de valabilitate (uzual 30 zile) si mentiunea vizibila „PROFORMA". Dupa ce clientul plateste, emiti in 5 zile factura de avans fiscala (aceasta intra in e-Factura), iar la livrarea finala emiti factura definitiva cu deducerea avansului. Confuzia cea mai costisitoare este sa transmiti proforma prin e-Factura sau sa o folosesti ca document justificativ — ANAF nu o recunoaste si clientul nu poate deduce TVA pe baza ei.