Bon de consum — model si reguli de completare

Ce este bonul de consum

Bonul de consum este documentul justificativ prin care se inregistreaza iesirea materiilor prime, materialelor sau pieselor din magazie spre productie, prestare servicii sau utilizare interna. Reglementat prin Ordinul MFP 2634/2015, bonul este suportul pentru ajustarea fiselor de magazie si recunoasterea cheltuielilor in contabilitate.

Bonul de consum nu este un document fiscal de tip factura — nu transfera proprietatea spre alt subiect, ci documenteaza miscarea interna a bunurilor de la magazie spre activitatea productiva.

Cand se foloseste

Bonul de consum se intocmeste in toate situatiile in care materialele parasesc magazia spre alta destinatie interna:

• Productie — predarea de materii prime si materiale catre sectiile de productie
• HoReCa — iesirea ingredientelor din magazia centrala spre bucatarie pentru pregatirea preparatelor
• Service auto / IT — predarea pieselor de schimb spre receptia tehnica pentru lucrari
• Constructii — eliberarea materialelor catre santier pentru o etapa de lucru
• Consum intern — birotica, consumabile pentru intretinere, EPP

Pentru firme de comert pur (cumpar – vand), bonul de consum nu este necesar — articolele ies din magazie direct cu factura de vanzare sau bon fiscal.

Continut obligatoriu

Modelul standard contine:

Reguli stricte

• Bonul se intocmeste in momentul iesirii fizice — nu retroactiv
• Cantitatile sunt exact cele eliberate — nu cantitati standard, ci valoarea reala
• Doua semnaturi sunt obligatorii — gestionarul (cine elibereaza) si primitorul (cine ia in primire)
• Documentul ramane la magazie — copia se ataseaza la dosarul comenzii sau lucrarii
• Fisa de magazie se actualizeaza imediat — bonul de consum reduce stocul scriptic cu cantitatea eliberata

Bon de consum vs alte documente

Confuziile frecvente:

• NIR vs bon de consum: NIR documenteaza intrarea de la furnizor; bonul documenteaza iesirea catre productie / sectie. Sunt opuse.
• Aviz vs bon de consum: avizul insoteste marfa spre alt subiect (alt punct de lucru sau client); bonul documenteaza miscare strict interna.
• Factura vs bon de consum: factura este document fiscal de transfer de proprietate; bonul nu transfera proprietatea.

Tipuri de bon de consum

In practica se folosesc doua variante:

• Bon de consum cumulativ — se elibereaza la inceputul perioadei o cantitate estimata, iar la final se confrunta cu consumul real. Folosit pentru consumuri previzibile (ingrediente standard la HoReCa).
• Bon de consum punctual — eliberat la fiecare iesire, cu cantitate exacta. Folosit pentru piese de schimb, materiale scumpe sau consumuri neregulate.

Alegerea depinde de tipul activitatii si de politica interna a firmei.

Cum lucreaza Storno cu bonurile de consum

In Storno, bonul de consum se genereaza din meniul "Gestiune" → "Bon de consum nou":

• Selectie magazia-sursa si destinatia (sectia, comanda de productie, lucrarea)
• Articole pre-completate din ultima comanda sau dintr-un sablon predefinit
• Cantitati ajustate pe loc, cu validare pe stocul disponibil
• Semnaturi electronice — gestionar si primitor, prin aplicatia mobila
• Actualizare automata fise de magazie — stocul scade instant pe articolele bonului
• Conectare cu costurile — pentru firme de productie, bonul alimenteaza centrul de cost al comenzii, contribuind la calculul costului produsului finit

Pentru HoReCa, bonurile de consum se pot configura sa se genereze automat din retete: la vanzarea unui preparat in POS, ingredientele se descarca din magazia bucatariei conform retetei programate.

Greseli frecvente

• Iesiri fara bon de consum — invalideaza fisa de magazie si genereaza diferente la inventar
• Bonul fara semnatura primitorului — singur, gestionarul nu poate justifica iesirea; documentul este invalid juridic
• Cantitati estimate, nu reale — diferentele intre cantitatea eliberata pe bon si cea efectiv consumata creeaza pierderi neconforme
• Bonuri cumulative fara reconciliere — daca eliberezi 100 kg si consumi 80 kg, restul de 20 kg trebuie returnat la magazie cu bon de retur
• Lipsa centrului de cost — fara destinatie clara, cheltuiala nu poate fi alocata pe comanda sau lucrare

Pe scurt

Bon de consum = puntea dintre magazie si productie. Fara el, costurile reale sunt invizibile si fisa de magazie nu se reconciliaza. Storno il integreaza cu reteta, comanda de productie sau lucrarea de service — un click la eliberarea materialului si toate inregistrarile contabile si de gestiune se actualizeaza simultan.