Cum exportezi datele pentru contabil — formate si proceduri

De ce ai nevoie de exporturi pentru contabil

Daca tii contabilitatea in firma sau colaborezi cu un cabinet contabil extern, contabilul are nevoie periodic de:

• Facturile emise in luna (vanzari, TVA colectat)
• Facturile primite in luna (achizitii, TVA deductibil)
• Bonurile fiscale din POS (vanzari cu amanuntul)
• Plati efectuate (extrase de cont)
• Rapoarte de gestiune zilnice (pentru retail si HoReCa)
• Registrul de casa (pentru firmele cu numerar)
• Inventarul fizic (la sfarsit de an)

Aceste documente alimenteaza declaratia D300 (decont TVA, depusa lunar/trimestrial), declaratia D394 (livrari/achizitii intracomunitare, lunar), declaratia D101 (impozit pe profit anual), si bilantul anual.

Formatele de export disponibile in Storno

Storno suporta urmatoarele formate, toate accesibile din meniul Rapoarte → Export contabil:

1. CSV / Excel (cel mai universal)

Compatibil cu orice software contabil. Pentru fiecare luna, exporti:

• facturi-emise.csv — toate facturile de vanzare cu TVA
• facturi-primite.csv — toate facturile de achizitie din SPV ANAF
• bonuri-fiscale.csv — vanzarile POS (daca firma are POS)
• incasari.csv — toate platile primite (numerar, card, transfer, link Stripe)
• plati.csv — toate platile efectuate
• jurnal-tva.csv — sumarul TVA colectat si deductibil pe luna
• nir-uri.csv — note de receptie generate

Coloanele standard in fiecare CSV:

• Data emitere / receptie
• Numar document
• Furnizor / client (denumire + CUI)
• Baza impozabila (per cota TVA)
• TVA (per cota)
• Total
• Status (validat ANAF / pendant / respins)

2. Format XML standard ANAF

Pentru firmele care depun direct la ANAF prin software propriu, exportul XML respecta strict standardul UBL 2.1 cerut de SPV. Util mai ales pentru:

• Reverificarea unei facturi inainte de retransmitere
• Migrarea catre alt program de facturare
• Audit fiscal (ANAF poate cere XML-uri specifice)

3. Formate native pentru programe contabile

Pentru integrare directa cu cele mai folosite programe contabile in Romania:

• Saga: format .txt import documente (facturi emise + primite)
• ContaB: format .csv cu mapping la planul de conturi
• Senior Suite: format .xml proprietar
• Charisma: format .csv cu coloane mappate
• Manager Conta: import direct prin API (configurare in Setari)

Pentru fiecare program, exportul respecta exact mapping-ul documentat de software-ul respectiv. Contabilul deschide programul, Importa si datele apar gata categorisite.

4. Pachet "Audit ANAF" (la control fiscal)

Un singur arhiv .zip care contine:

• Toate facturile emise + primite intr-o perioada (PDF + XML)
• Jurnalele de TVA
• Declaratiile pre-completate (D300, D394, D101 in formate XML)
• Audit trail complet (cine ce a modificat in fiecare document)
• Confirmari SPV ANAF pentru fiecare document

Util pentru:

• Inspectia fiscala neanuntata
• Auditul anual al firmei
• Migrarea integrala catre alt furnizor de software

Cum se face exportul pas cu pas

1. Logheaza-te in Storno
2. Navigheaza la Rapoarte → Export contabil
3. Selecteaza:
   • Perioada (luna, trimestru, an custom)
   • Tipul de export (CSV, Excel, XML, format Saga, format ContaB, etc.)
   • Documente incluse (facturi emise, primite, NIR, bonuri fiscale, etc.)
   • Formatul sumelor (romanesc 1.234,56 sau international 1234.56)
4. Click "Genereaza export"
5. Descarci arhiva — Storno o trimite si pe email automat catre utilizatorii cu rol "Contabil"

Pentru firmele care folosesc API-ul Storno, exportul poate fi automat: la inceputul fiecarei luni, scriptul tau cere exportul lunii anterioare.

Acces direct contabil (alternativa la export)

In loc de export lunar, mai practic pentru cabinete contabile este accesul direct in Storno:

1. Adauga utilizator nou in Setari → Echipa
2. Email contabilul + nume + rol "Contabil" (read-only)
3. Contabilul primeste invitatie pe email
4. Se logheaza, vede toate documentele firmei in timp real
5. Filtreaza, descarca PDF/XML pentru fiecare document, exporta lot atunci cand vrea

Pentru cabinete cu multi clienti folosind Storno, contabilul poate avea un singur cont cu acces la toate firmele (selectia firmei e dintr-un dropdown).

Permisiunile rolului "Contabil"

Implicit, rolul "Contabil" in Storno are urmatoarele permisiuni:

Pentru contabili care vor sa emita facturi sau ajusta documente, ridici permisiunile la rol "Manager" cu mentiune in audit trail.

Frecventa recomandata de export

Probleme frecvente la export

"CSV-ul meu se deschide cu erori in Excel"

Cauza: encoding-ul CSV (UTF-8 vs Windows-1252). In Storno, alege explicit "CSV pentru Excel (Windows-1252)" la export. Caracterele romanesti vor aparea corect.

"Suma totala din export nu corespunde cu cea din dashboard"

Cauze:

• Filtru diferit (export include doar luna X, dashboard arata trimestrul)
• Documente respinse de ANAF nu sunt incluse implicit (verifica setarea "Include respinse")
• Diferenta de timp: dashboard se actualizeaza cu intarziere de cateva minute

"Saga nu accepta importul"

Verifica versiunea Saga (formatul de import s-a schimbat la Saga 25 / Saga 30). In Storno, alege explicit versiunea Saga la export.

Pe scurt

Pentru cele mai multe firme, acces direct al contabilului in Storno este preferabil exportului lunar — datele sunt in timp real, nu trebuie sa generezi nimic, contabilul descarca atunci cand are nevoie. Daca preferi exportul, ai la dispozitie 5+ formate (CSV, Excel, XML, Saga, ContaB) plus un pachet "audit ANAF" gata pentru orice control fiscal.