Obligatii e-Factura Romania — Cine trebuie sa trimita si pana cand

Cine este obligat sa foloseasca e-Factura

Incepand cu 1 ianuarie 2024, toate firmele inregistrate fiscal in Romania care emit facturi in relatia B2B (business-to-business) sunt obligate sa le transmita prin sistemul e-Factura al ANAF. Aceasta obligatie se aplica indiferent de:

• Forma juridica: SRL, SA, PFA, II, IF, RA, regii, cooperative etc.
• Dimensiunea firmei: microintreprindere, intreprindere mica, mijlocie sau mare
• Regimul de TVA: platitor de TVA sau neplatitor (neplatatotrii de TVA trebuie si ei sa transmita facturile, cu valoarea TVA zero)
• Domeniul de activitate (cu exceptiile specifice mentionate mai jos)

Contribuabilii mari si mijlocii au obligatii suplimentare incepand cu 2025: inclusiv facturile emise catre persoane fizice (B2C) trebuie transmise prin e-Factura.

Exceptii de la obligatia e-Factura

Nu toate facturile trebuie transmise prin e-Factura. Principalele exceptii sunt:

• Exporturi catre tari non-UE: livrarile de bunuri catre cumparatori din afara Uniunii Europene nu intra in sistemul e-Factura
• Livrari intracomunitare de bunuri: facturile emise catre firme din alte state membre UE nu se transmit prin e-Factura Romania (ele sunt raportate prin alte mecanisme — VIES, D390)
• Servicii prestate catre beneficiari non-UE: daca locul prestarii este in afara teritoriului UE, factura nu trebuie trimisa prin e-Factura
• Anumite tranzactii financiare si de asigurari: verifica cu contabilul tau daca activitatea ta intra in categorii scutite

Chiar daca o tranzactie este exceptata de la transmiterea prin e-Factura, asta nu inseamna ca nu trebuie emisa factura — documentul fiscal trebuie emis conform regulilor generale, iar stornarea sau alte ajustari se fac tot prin procedurile obisnuite.

Termenul de transmitere: 5 zile calendaristice

Factura trebuie incarcata in sistemul e-Factura in cel mult 5 zile calendaristice de la data emiterii. Data emiterii este data inscrisa pe factura (nu data la care ai apasat „trimite" in aplicatie).

Exemplu practic: Daca emiti o factura cu data 1 martie, trebuie sa primesti confirmarea OK de la ANAF cel tarziu pe 6 martie (5 zile calendaristice dupa data facturii). Daca ziua a 5-a cade sambata, duminica sau o sarbatoare legala, termenul se prelungeste pana in prima zi lucratoare urmatoare.

Atentie la facturile de avans: Facturile emise pentru incasarea unui avans au acelasi termen de 5 zile de la data incasarii efective (nu de la data contractului sau comenzii).

Ce se intampla daca depasesti termenul

ANAF poate aplica amenzi pentru fiecare factura transmisa cu intarziere sau netransmisa. Nivelurile de amenda in vigoare pentru 2026:

Amenzile se aplica per factura netransmisa sau transmisa cu intarziere. Daca ai 50 de facturi neconforme intr-o luna, amenda poate deveni substantiala. ANAF poate efectua verificari automate, comparand facturile declarate in deconturile de TVA cu cele existente in sistemul e-Factura.

Obligatiile cumparatorului (beneficiarului)

Nu doar emitentul, ci si receptorul facturii are obligatii in cadrul sistemului e-Factura. Beneficiarul nu trebuie sa accepte si sa inregistreze in contabilitate facturi care nu au trecut prin e-Factura (pentru tranzactiile obligatorii). Acceptarea unei facturi neconforme poate atrage sanctiuni si pentru cumparator.

Practic, inainte de a deduce TVA-ul de pe o factura primita, verifica ca aceasta exista in sistemul e-Factura — o poti cauta in SPV-ul firmei tale, unde facturile tale primite prin sistem apar automat.

Cum te conformezi rapid

Pasul 1: Inregistreaza-te in SPV (Spatiul Privat Virtual) daca nu ai facut-o deja. Accesezi SPV pe site-ul ANAF (e-guvernare.ro) cu semnatura digitala sau prin aplicatia Ghiseul.ro.

Pasul 2: Alege o solutie de facturare integrata cu e-Factura. Nu este recomandat sa generezi si sa incarci manual fisierele XML — procesul este error-prone si consumator de timp. Foloseste o platforma care automatizeaza complet transmiterea.

Pasul 3: Autorizeaza aplicatia de facturare in SPV. Trebuie sa generezi un token OAuth2 prin care aplicatia ta de facturare poate comunica cu API-ul ANAF in numele firmei tale. Acest lucru se face o singura data (sau periodic, la reinnoire).

Pasul 4: Verifica periodic statusul facturilor. Asigura-te ca nu ai facturi cu status NOK sau in asteptare. Rezolva erorile in cel mai scurt timp pentru a te incadra in termenul de 5 zile.

Resurse oficiale utile

• Site-ul ANAF: anaf.ro — sectiunea e-Factura cu ghiduri tehnice si actualizari legislative
• SPV: spv.anaf.ro — contul tau online la ANAF de unde gestionezi tokenul OAuth2
• VIES: ec.europa.eu/taxation_customs/vies — verificare coduri TVA intracomunitar
• BNR cursuri valutare: bnr.ro — cursurile de referinta zilnice pentru conversia facturilor in valuta